OCR nauda statybų įmonėms: nuo kvito iki ataskaitos per kelias minutes

Rankinis dokumentų suvedimas lėtina komandą ir kuria klaidas – kiekvienas rankomis suvestas skaičius gali būti neteisingas, o tai vėliau kainuoja laiką ir pinigus. Statybų įmonėse, kur kasdien gaunama dešimtys sąskaitų ir kvitų, rankinis darbas tampa tikra našta buhalterijos komandai.

OCR (optinio simbolių atpažinimo) technologija automatizuoja nuskaitymą ir paruošia duomenis finansams per kelias sekundes. Veso sistemoje OCR ne tik nuskenuoja dokumentą, bet ir automatiškai priskiria jį tinkamam projektui bei biudžeto eilutei.

OCR praktikoje

OCR nuskenuoja sąskaitas, kvitus ir aktus per kelias sekundes – tereikia nufotografuoti dokumentą telefonu arba įkelti PDF failą. Sistema atpažįsta pagrindinius laukus: tiekėją, sumą, PVM, datą ir aprašymą. Jokio rankinio suvedimo nereikia.

Duomenys iš karto susiejami su projektu ir biudžetu, todėl vadovas mato aktualią finansinę situaciją be jokių vėlavimų. Tai ypač svarbu, kai reikia greitai priimti sprendimus dėl papildomų pirkimų ar subrangovų.

• Sąskaitų ir kvitų nuskaitymas – tiekėjas, suma, data atpažįstami automatiškai
• Automatinis priskyrimas projektui – sistema pasiūlo tinkamiausią projektą pagal kontekstą
• Mažiau klaidų – nebėra rašybos klaidų ar neteisingų sumų

Kada OCR duoda didžiausią grąžą

Kai dokumentų srautas didelis – daugiau nei 50–100 dokumentų per mėnesį – OCR tampa esminiu įrankiu, be kurio buhalterija tiesiog nespėtų. Ypač tai aktualu įmonėms, dirbančioms su daugeliu tiekėjų ir subrangovų.

Komanda sutaupo laiką ir gali sutelkti dėmesį į vertę kuriančias užduotis – finansų analizę, biudžeto kontrolę ir strateginius sprendimus, o ne rutininį dokumentų suvedimą.

• Daug tiekėjų ir kvitų – kuo didesnis srautas, tuo didesnė nauda
• Greitos ataskaitos – finansinė informacija prieinama realiu laiku
• Mažiau rankinio darbo – komanda gali sutelkti dėmesį į analizę